Membuat Annual Report bagi ‘pemula’ atau yang baru pertamakalinya melaksanakan pekerjaan ini pasti tidak mudah. Tulisan ini adalah catatan dari si pemula itu, untuk berbagi pengalaman.
Siapakah sebenarnya yang bertugas membuat laporan tahunan atau Annual Report? Secara esensi sesungguhnya Annual Report adalah pekerjaan biasa yang telah dilakukan oleh masing-masing departemen atau fungsi selama ini. Hanya ketika perusahaan mencatatkan diri di bursa atau perusahaan berkeinginan membuat laporan tahunan yang terintegrasi dengan baik, maka laporan tersebut disatukan sedemikan rupa.
Jadi yang dimaksud pembuat dalam tulisan ini adalah Departemen yang mengelola informasi yang berasal dari fungsi lain tersebut. (Sesuai pengalaman penulis) Departemen yang bertanggung jawab untuk hal ini beragam tergantung pada kebijakan perusahaan, biasanya adalah Corporate Communication Dept., Public Relations atau Corporate Secretary.
Sebagian besar data Annual Report disiapkan oleh departemen yang mengurusi pelaporan finansial yang dibuat bekerjasama dengan akuntan publik karena secara pragmatis, ini adalah inti dari Annual Report. Kata Mas Giant, Petinggi di SAM Design Indonesia, penilaian ARA untuk pelaporan finansial ini bisa mencapai 30%.
Memaksimalkan tim internal perusahaan untuk mendevelop penulisan annual report adalah cara paling ideal dalam tahap awal pembuatan. Proses sederhananya adalah: materi awal pelaporan dari masing-masing fungsi, dibahasakan menganut sistematika ARA oleh sebuah tim kecil, kemudian dikembalikan kepada masing-masing penanggung jawab. Tetapi menurut pengalaman, akan lebih efektif jika ada semacam rapat pleno seluruh bagian untuk mengomentari naskah awal ini sehingga tidak ada tumpang tindih gagasan dan koreksi.
Memang meeting semacam itu perlu efektivitas komunikasi tertentu. Jangan sampai perdebatan jadi berlarut sehingga tujuan akhir tidak terpenuhi.
Persentase keterlibatan vendor dalam pembuatan Annual Report bisa beragam, tergntung masing-masing perusahaan. Ada yang terlibat sejak penulisan awal, ada juga yang baru terlibat saat penghalusan bahasa, ada juga yang hanya berperan melakukan desain dan pengayaan grafis dan pencetakan.***
